會展活動組織機構及其職能詳細介紹

發布日期：2015-01-15 　瀏覽：5054

　　籌備一個成功的會展活動，就像建造房屋，首先得打好地基，即要有一個完整的籌備委員會。有了基礎才能有效發揮功能，將復雜煩瑣的會展活動有條不紊地進行。

　　一、組織籌備委員會

　　決定召開一個國際會展或者爭取到一個會展主辦權時，會展負責人的首要工作便是組織一個籌備委員會來專職處理會展的相關事宜。組織委員會及任命委員會中的委員通常是理事長或者會長的責任，或者是由理事長指示秘書長去執行。一般大的展覽籌備工作最好在展覽前兩年開始進行，也有些在會前12—16個月組成一個完整的籌備委員會。

　　二、大型國際會展籌備委員會組織機構

　　1、指導委員會

　　大型國際展覽通常牽涉層面較廣。需要政府或名家單方面的協調，例如簽證及通關事宜、經費籌措等。因此可設一指導委員會，由政府相關的指導單位如展覽局領導擔任名譽主任委員，該單位各相關處室負責人及其他涉及的單位人員則擔任委員。

　　2、籌備委員會

　　籌備委員會負責決定政策原則，而后交執行委員會執行，并負監督之責。委員會成員可聘請專業領域專家擔任。

　　3、執行委員會

　　執行委員會主任委員和副主任委員等的主要職責是：（1）籌備進度控制；（2）決定籌備展覽議程；（3）召開籌備展覽工作會議；（4）定期向籌備委員會提交進度報告；（5）召開執行委員會會議；（6）協調各組工作；（7）控制預算。

　　三、會展組織機構及小組分工

　　1、組織機構的程序

　　籌備委員會下設執行委員會，執行委員會下設大會秘書處及各執行工作小組，如預算許可，工作小組最好指定一家專業會展公司協助各項籌備事宜。不管組織機構大或小，有兩個基本程序是必須的：一是將籌備期間所有的責任、簽約事宜及經費支出等集中在秘書處進行，以便籌備工作的統籌；二是保持主任委員與籌備組負責的委員及秘書處之間的密切的聯系。

　　2、執行委員會各小組工作說明

　　執行委員會下設各工作小組。根據具體的工作職責大致可分成以下若干工作小組：（1）注冊小組；（2）文書小組；（3）設計、印刷小組；（4）翻譯服務小組；（5）總務小組；（6）財務小組；（7）現場管理小組；（8）推廣小組；（9）節目小組；（10）住宿、旅游、餐飲小組。

　　各小組的主要工作如下：

　　（1）注冊小組

　　①簽到報名流程與規劃；

　　②報名資料處理；

　　③報名人數統計；

　　④票務管理。

　　（2）文書小組

　　①文書事務工作處理；

　　②會展資料統籌、建檔；

　　③公函、信箋往返的處理；