展覽組織機(jī)構(gòu)應(yīng)具備控制展覽展示宣傳與推廣流程的能力，根據(jù)展覽宣傳與推廣的整體進(jìn)度進(jìn)行統(tǒng)籌安排。
　　一、明確工作目標(biāo)
　　明確宣傳與推廣的目的是展覽組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行宣傳與推廣的首要工作，只有明確主要目標(biāo)，才能根據(jù)展覽的不同，選擇適當(dāng)?shù)男麄鞣绞胶屯茝V途徑。針對不同的工作目標(biāo)，宣傳與推廣側(cè)重點(diǎn)也應(yīng)該有所不同，這樣才能有目的地去實(shí)施各種宣傳推廣工作，做到有的放矢。例如，展覽展示項(xiàng)目的宣傳推廣定位于招展或招商，那么就將選擇在專業(yè)媒體上進(jìn)行宣傳推廣工作，因?yàn)閷I(yè)媒體的覆蓋范圍雖受一定局限，但它具有針對性強(qiáng)、目標(biāo)客戶忠誠度高的特點(diǎn)。如果展覽項(xiàng)目宣傳推廣目標(biāo)僅是為了提高展覽所在區(qū)域的知名度，在媒體選擇時就可以考慮選擇覆蓋范圍較廣的大眾媒體，大眾媒體具有受眾面廣、層次多、宣傳與推廣的影響范圍持久等特點(diǎn)，有利于提高展覽品牌的知名度和影響力。
　　二、規(guī)劃投入費(fèi)用
　　宣傳推廣的費(fèi)用與展覽的整體效果與效益有很大的關(guān)聯(lián)，采用不同的宣傳方式，費(fèi)用具有很大的差別。對于展覽組織機(jī)構(gòu)而言，宣傳的費(fèi)用是影響媒體選擇的一個重要因素。因此，做好預(yù)算，考慮宣傳成本，規(guī)劃投人費(fèi)用，才能在不加大宣傳推廣費(fèi)用的同時實(shí)現(xiàn)最好的宣傳效果。規(guī)劃投人宣傳費(fèi)用，不僅要考慮宣傳費(fèi)用的多少，而且還要考慮宣傳費(fèi)用的支出總體水平與額度。在具體操作中，展覽宣傳費(fèi)用預(yù)算可先按宣傳渠道的不同來分別制定，編制分級預(yù)算，然后將各種渠道的預(yù)算匯總成總預(yù)算。新辦的展覽，宣傳費(fèi)用的投入將高于已辦多屆的展覽，約占展會總收人的20％—25％，而已辦多屆的展覽，展覽展示組織機(jī)構(gòu)將控制用展覽總收人的10%—20%研作為宣傳資金。