1.展會招商的概念

　　展會招商就是邀請觀眾到展會來參觀。觀眾對于展會來說至關(guān)重要，有一定數(shù)量和質(zhì)量的觀眾是展會成功的關(guān)鍵因素。

　　一般說來，展會招商所邀請的一些特殊觀眾可稱為“專業(yè)觀眾“，所謂“專業(yè)觀眾“是指從事展會上所展示的某類展品或服務(wù)的設(shè)計、開發(fā)、生產(chǎn)、銷售或服務(wù)的專業(yè)人士以及該產(chǎn)品的用戶.與“專業(yè)觀眾“相對應(yīng)的是“普通觀眾“。有些展覽會對觀眾的要求比較嚴(yán)格，如廣交會就只邀請專業(yè)觀眾參加，普通觀眾不允許入場。

　　除“專業(yè)觀眾“與“普通觀眾“的劃分外，展會還將觀眾劃分為“有效觀眾“和“無效觀眾“。所謂“有效觀眾“是指到會參觀的專業(yè)觀眾以及展會參展商所期望的其他觀眾。“無效觀眾“則是展會參展商所不期望的觀眾。

　　盡可能多地邀請到“有效觀眾“對參展商來說意義很大，因而，許多參展商總是在這方面做足文章。

　　2.展會通訊

　　展會通訊是辦展機(jī)構(gòu)根據(jù)展會的實際需要編寫的、用來向展會的目標(biāo)客戶通報有關(guān)情況的一種宣傳材料，它通常是一本小冊子或一份小報。如由上海展報傳媒有限公司承辦的《展報》、《工博會通訊》等就是常見展會通訊中的一種。展會通訊印制好之后，可通過直郵等方式寄給目標(biāo)受眾，也可以在展會現(xiàn)場作為宣傳用品免費(fèi)發(fā)送。

　　展會通訊可起到及時向目標(biāo)客戶傳達(dá)信息，促進(jìn)展會招展、招商以及樹立辦展機(jī)構(gòu)良好形象等的作用。

　　展會通訊的主要內(nèi)容有以下五個方面。

　　(1)展會的簡報。包括展會名稱、舉辦時間地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)、展會的LOGO、展會活動、本展會的特點(diǎn)及優(yōu)勢等。

　　(2)招展通報。可通報所有參展企業(yè)名錄，對行業(yè)知名企業(yè)還可以重點(diǎn)報道。

　　(3)招商通報。

　　(4)展會期間相關(guān)活動通報。如專業(yè)研討會、信息發(fā)布會等。

　　(5)參展(參觀)回執(zhí)表。回執(zhí)表目的在于方便客戶及時反饋其參展(參觀)的有關(guān)信息。

　　為了能使目標(biāo)客戶產(chǎn)生興趣，展會通訊要做得美觀大方，具有知識性、趣味性、時尚性。對于重點(diǎn)客戶，除直郵展會通訊外，還要電話回訪，以引起重視。

　　3.展會招商方案

　　招商方案是展會策劃諸多方案中的核心方案之一。展會招商方案是為展會邀請觀眾而制定的具體執(zhí)行方案，它是在充分了解展會展品需求市場的基礎(chǔ)上，合理地安排招商人員在適當(dāng)?shù)臅r間里通過合適的渠道進(jìn)行展會招商活動，是對展會招商活動進(jìn)行的總體安排把握，目的是保證展會開幕時能有足夠的觀眾到會。

　　國內(nèi)大多數(shù)展會是既對專業(yè)觀眾開放又對普通觀眾開放的，因此，其招展也應(yīng)該是包舌這兩類觀眾。

　　常見的展會招展方案有展會招商分工、展會通訊及觀眾邀請函的編印發(fā)送計劃、招商渠道和措施、招商宣傳推廣計劃、招商預(yù)算以及招商進(jìn)度安排的內(nèi)容。每一內(nèi)容都有具體的要求，所以，在制定方案時必須統(tǒng)籌考慮、合理安排。