展覽規(guī)劃是引導(dǎo)項(xiàng)目管理工作向目標(biāo)方面發(fā)展的總體設(shè)想，這一過程主要包括制訂展覽計(jì)劃和實(shí)施分解設(shè)計(jì)。

1.制訂展覽項(xiàng)目計(jì)

劃制訂項(xiàng)目計(jì)劃先要預(yù)先立項(xiàng)，它是展覽項(xiàng)目規(guī)劃的首要工作，即展覽組織機(jī)構(gòu)根據(jù)展覽項(xiàng)目目標(biāo)，對(duì)執(zhí)行項(xiàng)目中的各項(xiàng)工作任務(wù)做出的周密安排。一個(gè)簡(jiǎn)單的展覽計(jì)劃包括兩點(diǎn)：

(1)明確展覽項(xiàng)目目標(biāo)根據(jù)項(xiàng)目規(guī)劃，展覽組織機(jī)構(gòu)應(yīng)在項(xiàng)目規(guī)劃中明確展覽項(xiàng)目的目標(biāo)或工作任務(wù)。

(2)確定展覽范圍

①參展商規(guī)模的確定，展覽項(xiàng)目的招展范圍、參展商類型、層次、數(shù)量等。

②觀眾范圍的確定，觀眾的類別、購(gòu)買力水平、數(shù)量等。

③展覽服務(wù)的確定，為滿足客戶需求和實(shí)現(xiàn)自身目標(biāo)，向參展商和觀眾提供的。

(3)估算展覽項(xiàng)目時(shí)間

為了使展覽組織機(jī)構(gòu)和目標(biāo)客戶在成本約束下發(fā)揮最大的時(shí)間效率，需科學(xué)亻占算承辦展覽項(xiàng)目需花費(fèi)的時(shí)間，這是展覽項(xiàng)目計(jì)劃中不可或缺的內(nèi)容。包括兩個(gè)方面：一是估算每項(xiàng)活動(dòng)從開始到完成所需要的時(shí)間，二是估算展覽項(xiàng)目的總體進(jìn)度。

(4)編制展覽項(xiàng)目預(yù)算項(xiàng)目預(yù)算是控制成本的有效手段。展覽組織機(jī)構(gòu)應(yīng)該根據(jù)展覽項(xiàng)目范圍，對(duì)人、財(cái)、物等各項(xiàng)資源進(jìn)行配置，并進(jìn)行合理的總體與分項(xiàng)預(yù)算。展覽項(xiàng)目預(yù)算主要包括三個(gè)方面：

①人力資源預(yù)算。整個(gè)展覽項(xiàng)目需要哪些人才以及各類人才的需求數(shù)量;這些專業(yè)人員從何而來(lái);如何合理配鏜人員，形成高效的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。

②物力資源預(yù)算。完成該展覽項(xiàng)目需要什么樣的專業(yè)展覽設(shè)施，什么樣的配套服務(wù)設(shè)施以及何種高新技術(shù)等，資金成本估算，即對(duì)由人力資源成本和物力資源成本構(gòu)成的直接項(xiàng)目成本進(jìn)行預(yù)算。

2.進(jìn)行項(xiàng)目分解設(shè)計(jì)

項(xiàng)目分解是將展覽項(xiàng)目整體分解成易于管理和控制的若干個(gè)子項(xiàng)目或工作任務(wù)，實(shí)際上就是給出明確的展覽項(xiàng)目范圍。如一個(gè)展覽項(xiàng)目可以分解為招展項(xiàng)目、招商項(xiàng)目和服務(wù)項(xiàng)目，這一階段的任務(wù)就是分別對(duì)三個(gè)子項(xiàng)目進(jìn)行設(shè)計(jì)。

(1)招展項(xiàng)目設(shè)計(jì)。招展項(xiàng)目是展覽項(xiàng)目中的一個(gè)重要子項(xiàng)目，展覽項(xiàng)目成功與否在很大程度上取決于參展商的數(shù)量和質(zhì)量。不同類型與規(guī)模的展覽對(duì)參展商的檔次要求不同，展覽組織機(jī)構(gòu)在招展項(xiàng)目的設(shè)計(jì)與策劃上側(cè)重有所不同。根據(jù)國(guó)際展覽聯(lián)盟要求，國(guó)際性展覽的境外參展商比例應(yīng)超過展位的20%，因此需加強(qiáng)海外的招展力度。在專業(yè)展覽中，招展項(xiàng)目則更多以“組團(tuán)形式”，即通過國(guó)內(nèi)外的政府辦事機(jī)構(gòu)或各類協(xié)會(huì)，集體組織參展。這種形式能有效增強(qiáng)展覽的可信度，提高招展效率，因而這種方式被廣泛采用。

(2)觀眾項(xiàng)目設(shè)計(jì)。展覽活動(dòng)不僅需要參展商的參與，更需要一大批高質(zhì)量的觀眾和貿(mào)易商，形成較大的交易量，有效地收回投資。觀眾項(xiàng)目設(shè)計(jì)主要涉及觀眾組織與招商促銷計(jì)劃。不同類型的展會(huì)，在觀眾組織上選擇策略不同。非專業(yè)性展會(huì)，應(yīng)采取靈活的組織方式組織觀眾，設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)采取辦法積極鼓勵(lì)普通觀眾的參與，不收門票，并在展會(huì)期間穿插節(jié)目表演和抽獎(jiǎng)等活動(dòng)，以吸引觀眾。專業(yè)性很強(qiáng)的展會(huì)，設(shè)計(jì)時(shí)需考慮以專業(yè)人士參加為主，特別是展覽期間的專業(yè)活動(dòng)設(shè)計(jì)，以避免熱鬧有余而收獲不大的現(xiàn)象。

(3)服務(wù)項(xiàng)目設(shè)計(jì)。現(xiàn)代展覽以商業(yè)化運(yùn)作為主，商業(yè)化的運(yùn)作給展覽組織機(jī)構(gòu)提出了越來(lái)越高的要求，細(xì)致周到的服務(wù)成為展覽項(xiàng)目成功的保證。因此，服務(wù)項(xiàng)目設(shè)計(jì)是展覽項(xiàng)目規(guī)劃過程中的一個(gè)重要內(nèi)容。服務(wù)項(xiàng)目設(shè)計(jì)的原則是：急參展商之所急，想觀眾之所想，提供完備的服務(wù)。一個(gè)國(guó)際性展覽項(xiàng)目的配套服務(wù)設(shè)計(jì)，不僅包括展會(huì)的常規(guī)性服務(wù)，還包括一些個(gè)性化服務(wù)。